Ansvar i upphandlingsprocessen och ramavtal
Ramavtal är ett effektivt sätt att främja implenenteringen av statliga beslut i upphandlingarna, eftersom de gemensamma upphandlingarnas volym är betydande – under 2016 skaffade staten produkter och tjänster för över 770 miljoner euro via ramavtal.
Tack vare de stora upphandlingsvolymerna kan Hansel skapa nya typer av tjänster och styra in produktutvecklingen i en mer miljövänlig riktning. Genom att beakta ansvarsaspekter i ramavtal och till exempel ställa miljökriterier för upphandlingsobjekt kan Hansel påverka utbudet på marknaden.
Hansels upphandlingar genomförs på ett öppet och jämlikt sätt i enlighet med lagarna om offentlig upphandling. Alla leverantörer av varor och tjänster har rätt att delta i de upphandlingar som Hansel håller i via ett öppet förfarande, under förutsättning att minimikraven på leverantörens lämplighet som beskrivs i upphandlingsannonsen och anbudsbegäran uppfylls.
Ansvarsaspekterna beaktas i alla steg av upphandlingsprocessen:
- Behovsprövning
- Anbudsgivarens lämplighet
- Tekniska specifikationer: egenskaperna hos produkten eller tjänsten
- Jämförelsegrunder: poängsättning
- Avtalsvillkor och övervakningen av att de följs
Hänsyn till ansvar i ramavtalen
Hansel erbjuder sina kunder tjänster som är enkla att använda och ramavtal inom vilka ansvarsaspekterna har uppmärksammats så mångsidigt som möjligt. I avtalslösningarna beaktas statsrådets anvisningar och riktlinjer. I principbeslutet om främjande av hållbara miljö- och energilösningar i offentlig upphandling fastställs till exempel utsläppen från bilar som används i statsförvaltningen och principerna för upphandling av energi.
Hansel kräver att anbudsgivarna har betalat skatt och socialskyddsavgifter och uppfyller de lagstadgade skyldigheterna när det gäller miljöskydd, arbetarskydd, arbetsförhållanden och arbetsvillkor.
Miljöaspekter har beaktats redan under flera år
Vid beaktandet av miljöaspekter har Hansel bland annat tagit hjälp av exempelkriterierna rörande miljövänlighet i Motivas och Europeiska kommissionens GPP toolkit.
Miljöaspekterna är centrala till exempel i ramavtalen för datorer och kontorsmöbler. Vad gäller datorer krävs bland annat att utrustningen uppfyller Energy Stars kriterier för energieffektivitet. Minst 70 procent av trämaterialet i kontorsmöbler kommer från skogar som bevisligen hanteras och sköts enligt principer för ett hållbart skogsbruk. I ramavtalen strävar man efter att i möjligaste mån återvinna produkter som tas ur bruk och förpackningsmaterial.
Hansels kunder kan via ramavtalen köpa in fordon med låga utsläpp, som orsakar koldioxidutsläpp på under 100 g/km. I utbudet finns det även exempelvis bilar med enbart eldrift och laddningsbara hybrider med mycket låg förbrukning och låga koldioxidutsläpp. Bilutbudet i avtalet uppdateras automatiskt.
Ekonomiska aspekters betydande inom arbetskraftsdominerade branscher
I Hansels ramavtal uppmärksammas ekonomisk ansvarsfullhet på ett mångsidigt sätt. Man kräver att de leverantörer som deltar i upphandlingarna har uppfyllt sina samhälleliga skyldigheter. Ekonomiska aspekter är väsentliga särskilt inom arbetskraftsdominerade branscher, exempelvis hotell- och restaurangbranschen, transportbranschen samt städ- och säkerhetstjänster.
I upphandlingar som hör till tillämpningsområdet för beställaransvarslagen krävs det att de valda ramavtalsleverantörerna med överenskomna mellanrum lämnar in redogörelser över betalda skatter, tillämpliga kollektivavtal, företagshälsovård samt registrering i handels-, förskottsuppbörds-, mervärdesskatte- och arbetsgivarregistret.
Övervakningen av leverantörernas ekonomiska och rättsliga ställning hanteras via övervakningstjänster som tillhandahålls av externa organisationer. Hansel informeras omedelbart ifall avtalsleverantörens ekonomiska situation försämras eller den juridiska strukturen förändras.
Sociala aspekter inkluderas i avtalsvillkoren
Hänsynen till sociala aspekter sker i enlighet med de grundläggande principerna för offentliga upphandlingar. Kriterierna måste vara jämlika och icke-diskriminerande, ta hänsyn till relativitetsprincipen och vara offentliga. Man kan i praktiken ta hänsyn till de sociala aspekterna genom att ha med dem i avtalsvillkoren, exempelvis ställa krav på att leverantören förbinder sig att iaktta Internationella arbetsorganisationens (ILO) grundläggande rättigheter rörande arbetsförhållanden och mänskliga rättigheter.
Hansel har gjort en riskanalys med fokus på social ansvarsfullhet av sina ramavtal. Analysen visade att den sociala risken visade sig vara högre i ramavtalen för vissa utländska varuleverantörer och inhemska tjänsteleverantörer. När det gäller de utländska varuleverantörerna var det det arbetsintensiva produktionssättet, det stora antalet underleverantörer och den ofta långa leveranskedjan som utgjorde en hög risk.
Den sociala risken ökar ofta när varorna har tillverkats i länder där kontrollen av arbetstagarnas rättigheter är svag eller då råvarorna till produkterna till största delen kommer från länder utanför Europa. När det gäller de inhemska tjänsteleverantörerna var riskfaktorerna kopplade till bland annat arbetskraftsdominerade tjänster, det stora antalet underleverantörer och låglönebranscher. Hansel har cirka tio ramavtal som befinner sig inom området med stor eller mycket stor social risk i matrisen.
