Patent- och registerstyrelsen förstår att samarbete ger kraft

Patent- och registerstyrelsen och Hansel har ingått ett samarbetsavtal i syfte att erbjuda experttjänster relaterade till konkurrensutsättning och utveckling av upphandlingsverksamheten. Hansel erbjuder Patent- och registerstyrelsen experttjänster inom konkurrensutsättning för att genomföra upphandling av varor och tjänster samt andra tjänster inom upphandling.

I linje med samarbetsavtalet konkurrensutsatte Patent- och registerstyrelsen marknadsföringskommunikationstjänsterna via Hansel, där Hansel ansvarade för anbudsförfrågningarna för den förenklade konkurrensutsättningen och genomförandet av konkurrensutsättningen på ett nyckelfärdigt sätt. Tjänsten är mycket nyttig inom krävande förenklad upphandling: Kunden kan lita på Hansels upphandlingskompetens och frigöra resurser för andra ändamål.

Direktör Anna Lauttamus-Kauppilalta som ansvarar för Patent- och registerstyrelsens kundservice och kommunikation saknar inte upphandlingskompetens. Tack vare sin långa karriär vet hon att det gäller att anlita externa experter för att själv få tid för andra arbetsuppgifter.

Hansel övertar arbetsbördan

Konkurrensutsättning av mycket omfattande ramavtal med flera avtalsleverantörer såsom marknadsföringskommunikationstjänster kan vara tidskrävande och komplicerat. Ramavtalet för marknadsföringskommunikation innehåller många slags tjänster från visuell design till utveckling av servicekoncept.

Patent- och registerstyrelsen genomförde år 2016 två interna förenklade konkurrensutsättningar inom ramavtalet. De kvalitativa jämförelsekriterierna hade en stor vikt i Patent- och registerstyrelsens förenklade konkurrensutsättningar, och de bedömdes genom briefing och motsvarande tidigare uppdrag.

Lauttamus-Kauppila har också själv konkurrensutsatt avtalsleverantörer. Många tjänster är relativt lätta att konkurrensutsätta, eftersom avtalsleverantörerna redan har synats noga innan de valts till ramavtalsleverantörer. Denna gång beslöt Patent- och registerstyrelsen dock att utnyttja expertisen hos Hansels enhet Stöd för upphandling.

”Lyckligtvis valde vi detta alternativ”, säger Lauttamus-Kauppila i efterhand.

Servicekoncept och digitalisering

Den förenklade konkurrensutsättningen av marknadsföringskommunikationstjänster omfattade bland annat konsultation, innehållsproduktion, publikationer och kampanjplanering. Ett kvalitativt jämförelsekriterium var en plan för ändringskommunikation om de tillsynsuppgifter inom redovisning som överförts till Patent- och registerstyrelsen. Liksom många andra offentliga organisationer står även Patent- och registerstyrelsen inför ändringar och har fått nya uppgifter som intressenterna bör informeras om på ett mångsidigt sätt.

Den andra konkurrensutsättningen handlade om digital kommunikation. Patent- och registerstyrelsen vill vara en föregångare inom digitalisering av den offentliga förvaltningen och planerar sina e-tjänster på ett modernt sätt tillsammans med kunderna. Exempel på bekanta tjänster är FODS-sökningen och informationstjänsten Virre via vilken man kan söka företagsuppgifter i handelsregistret. Servicekoncept, serviceledning och delaktighet är termer som även gäller utvecklingen av dessa system. Ett exempel på konkurrensutsättningen av digitala tjänster var reformprojektet för föreningsnätet som utöver design av tjänstens användargränssnitt och marknadsföring omfattade involverandet av målgruppen i utvecklingsarbetet.

”Det är mycket svårt att jämföra kvalitetsfaktorer så att kriterierna uppfylls. Randvillkoren har ökat enormt och de juridiska aspekterna har gjort saker och ting mer komplicerade. Man måste också tänka på sitt eget rättsskydd”, säger Lauttamus-Kauppila.

Upphandlingsexperter till er tjänst

Upphandlingslagstiftningen har förändrats, och även experter på upphandling kan ha tolkningsproblem vid brytningsskeden. Genom att utnyttja Hansels ramavtal kan kunder lita på juridiska experter som specialiserat sig på upphandlingslagen och på upphandling och själva fokusera på sin kärnverksamhet. När kunden alltid har en person att vända sig till för att be om råd känns processen smidigare. Stöd för upphandling ger kunder råd i förenklade konkurrensutsättningar och får idel beröm av Lauttamus-Kauppila för utmärkt service:

”Jag kan varmt rekommendera Hansels tjänster.”