Livscykelkostnader som konkurrensfaktor
Hansel utvecklade en kalkylmodell för livscykelkostnader som kan användas i konkurrensutsättning av ramavtal.
Kalkylmodellen för livscykelkostnader (Life Cycle Costing, LCC) är ett verktyg för beräkning av en produkts livscykelkostnader som utöver anskaffningspriset beaktar produktens driftskostnader och övriga kostnader för anskaffning och för att bli av med produkten. Hansels modell kan användas som ett jämförelseverktyg vid samordnad upphandling.
Det finns andra modeller för beräkning av livscykelkostnader, men de är inte tillämpliga på ett mer omfattande plan. Till exempel för EU:s gröna upphandlingsprojekt (GPP, Green Public Procurement) har man utvecklat verktyg för jämförelse av livscykelkostnader, men de är inte så tillämpliga på ramavtalsbaserad upphandling. Det som gör det svårare att tillämpa denna modell på ramavtalsbaserad konkurrensutsättning är bland annat att användningen varierar mellan kunderna.
Livscykelkostnader enligt användning – den nya kalkylmodellen väcker intresse
Användningen av livscykelkostnader som valkriterium är ansvarsfullt, eftersom miljökonsekvenserna kan beaktas. Valet av alternativ med de lägsta livscykelkostnaderna ger dessutom mer energieffektiva, långvariga och hållbara produkter och tjänster.
Därför utvecklade Hansel tillsammans med Finlands miljöcentral en egen kalkylmodell för beräkning av livscykelkostnader för sina konkurrensutsättningar. Modellen togs fram av styrgruppen för innovativa offentliga cleantech-projekt.
Färger spelar en roll
Utvecklingen av kalkylmodellen för livscykelkostnader började 2015 och testades 2016 i två ramavtal: konkurrensutsättningen av skrivare och presentationsteknik. Bägge upphandlingskategorierna omfattar utrustning där servicen av delar utsatta för slitage orsakar avsevärda kostnadsskillnader: Till exempel färgkasetter och trummor till skrivare samt lampor till videoprojektorer kräver byten och service. Modellen beaktar leverans och byte av delar till multifunktionella skrivare och servicen under livscykeln.
Jämförelsen av energikostnader för IT-utrustning leder inte till lika stora skillnader som jämförelsen av delar utsatta för slitage, efter modellen utgår från att energiförbrukningen är låg. I ramavtalet för presentationsteknik litade man på den maximala elförbrukning som tillverkaren uppgett. Återvinningstjänster ingår inte heller i kalkylmodellen, eftersom skillnaderna mellan leverantörerna är små. Ansvarsaspekter beaktas dock även här, och till exempel elektronikskrot får inte transporteras utanför EU.
Kalkylmodellens resultat har simulerats för olika slags IT-utrustning. Genom att jämföra tidigare ramavtalsleverantörers värden har man noterat att beräkningen av livscykelkostnader påverkar rangordningen. Man kan bli ramavtalsleverantör med förmånliga livscykelkostnader eller ratas på grund av höga livscykelkostnader.
Kunderna får de största fördelarna
De första testen av modellen bekräftade att det är värt att i mån av möjlighet även utnyttja modellen även i andra upphandlingskategorier. Kalkylmodellen är idealisk för långvariga energiintensiva investeringen, där det inte förekommer stora skillnader i användningen. Exempel på sådana projekt är järnvägar som byggs för att användas i tiotals år.
Jämförelser av livscykelkostnader gynnar kunder även i mindre upphandlingar. Fördelarna för slutkunderna har varit det viktigaste motivet i utvecklingen av beräkningen av livscykelkostnader. Jämförelser är vettiga i kundspecifika konkurrensutsättningar och interna förenklade upphandlingar inom ramavtalen när siffrorna i jämförelsen baserar sig på kundens användningsbehov.
