Införande av tjänsten Hanki steg för steg
Elektronisk konkurrensutsättning infördes på FPA med hjälp av en positiv inställning och ett välplanerat tidsschema. Vid övergången till elektronisk konkurrensutsättning drog FPA:s Upphandlingsservicegrupp även nytta av diskussioner med andra som använder systemet.
FPA:s upphandling omfattar otaliga områden: objekten för konkurrensutsättningarna sträcker sig från IT-system till gymtjänster och från sakkunnigarbete till personalrestauranger. Även FPA:s moderskapsförpackning hör till den årliga upphandlingen.
Alla konkurrensutsättningar som överstiger EU-tröskelvärdet ska skötas elektroniskt från och med 18.10.2018. FPA beslöt sig dock för att vara en föregångare och införde tjänsten Hanki redan i början av år 2016.
”Eftersom vi ändå skulle bli tvungna att övergå till elektronisk upphandling, ville vi reservera tillräckligt med tid för införandet. Vi oroade oss inte för vår tekniska kompetens, utan tänkte mer på hur vi skulle anpassa tjänsten Hanki till FPA:s processer som ibland kan vara komplicerade”, säger Virpi Parikka, projektchef för införandet.
Experterna i FPA:s upphandlingsservicegrupp deltog i användarutbildningen i tjänsten Hanki i februari 2016, och FPA genomförde sin första elektroniska konkurrensutsättning redan i mars. Upphandlingsservicegruppen hade valt några lämpliga konkurrensutsättningar till pilotprojekt på förhand, och därför kunde man testa systemet genast efter utbildningen.
”Införandet av elektronisk konkurrensutsättning stötte inte på motstånd, eftersom vi hade fått göra det i lugn och ro. Vi var snarare nyfikna och förväntansfulla.”
Bra utvecklingsanda
Den elektroniska lösningen har lett till snabbare arbetsskeden i offentlig konkurrensutsättning. Man behöver till exempel inte längre öppna anbudskuvert eller upprätta öppningsprotokoll tack vare Hanki.
”Upphandlingsbeslut behöver inte skickas manuellt, eftersom detta sker automatiskt via Hanki. Det går också snabbare att jämföra anbuden”, säger Parikka.
Allt behöver dock inte förändras. Till exempel den mest tidskrävande fasen, att förbereda innehållet i konkurrensutsättningar, sker fortfarande utanför konkurrensutsättningssystemet.
”Man kan göra saker och ting på olika sätt, men våra rutiner ändrades inte särskilt mycket på grund av elektronisk konkurrensutsättning. Elektronisk konkurrensutsättning gav dock en bra möjlighet för utveckling, och efter införandet av systemet har vi standardiserat och utvecklat våra anbudsförfrågningar.”
Inga större problem förekom i FPA:s konkurrensutsättningar ens i början. Virpi Parikka berättar att de inte skulle göra något annorlunda om systemet infördes på nytt.
”Så klart medförde införandet lite experimenterande, men vi fick bra support från både Hansel och systemleverantören Cloudia. Tjänsten Hanki utvecklas hela tiden, och dess funktioner har förbättras medan vi använt den.”
Virpis tips för införande av systemet:
En bit tårta åt gången
”Det är onödigt att oroa sig för införandet i onödan. I början grubblade vi inte över eventuella utmaningar utan litade på processen och på att vi skulle få svar på alla frågor.”
Fråga och diskutera
”Vi gjorde referensbesök till upphandlande enheter som hade infört elektronisk konkurrensutsättning. Det gav oss en överblick över processen. Även kamratnätverken och klinikerna på Yammer är nyttiga. I Yammer-gruppen finns enheter som redan har infört systemet och av dem får man tips.”
Börja i den lätta ändan
”Det är bra att analysera den egna upphandlingsprocessen på förhand, och börja med en mindre konkurrensutsättning med låg risk. En av våra första elektroniska konkurrensutsättningar handlade om städtjänster på ett kontor. Vi var nöjda med resultaten av våra första konkurrensutsättningar. I dag sker nästan alla våra konkurrensutsättningar elektroniskt.”
